הישיבה שבה הבנתי שהבעיה אינה בטכנולוגיה
ישבתי בישיבת הנהלה שבה הוצגה מצגת טכנולוגית מפורטת מאוד. היו בה תרשימי רשת, נתוני זמינות, שכבות אבטחה, מערכות גיבוי, זמני תגובה ומונחים מקצועיים שרק אנשי טכנולוגיה באמת מבינים.
המצגת הייתה מקצועית. הנתונים היו מדויקים. מנהל מערכות המידע הכיר את החומר לעומק.
ואז שאל אחד מחברי ההנהלה שאלה קצרה:
"מה זה אומר מבחינת העסק?"
השאלה הזו עצרה את הדיון. לא מפני שלא הייתה תשובה, אלא מפני שהתשובה לא הייתה מנוסחת בשפה שבה הנהלה מקבלת החלטות.
הנהלה לא מקבלת החלטות לפי שמות של מערכות
מנהלים בכירים אינם צריכים לדעת כמה שרתים קיימים בארגון, איזו גרסת תוכנה מותקנת, או כיצד בנויה ארכיטקטורת הרשת. הם צריכים להבין מה יקרה אם שירות קריטי יושבת, כמה זמן יידרש לחזור לפעילות, מה תהיה ההשפעה על לקוחות, ומה עלול להיות הנזק הכספי והתדמיתי.
כאשר מציגים לדירקטוריון נתון כמו זמינות של 99.95%, הוא עשוי להישמע מרשים. אבל אם לא מסבירים כמה דקות השבתה מותרות בפועל, ואיזה תהליך עסקי ייפגע בזמן הזה, המספר נשאר טכני בלבד.
המעבר החשוב הוא מטכנולוגיה להשפעה
כאשר אני מכין הנהלה לדיון טכנולוגי, אני לא מתחיל מרשימת מערכות. אני מתחיל מרשימת תהליכים עסקיים.
איזה שירותים קריטיים לארגון? אילו לקוחות יושפעו במקרה של תקלה? מה זמן ההתאוששות הנדרש? מהו הנזק האפשרי אם המערכת אינה זמינה? רק לאחר שמבינים את ההשפעה העסקית, מחברים אליה את שכבת הטכנולוגיה.
זה ההבדל בין דיון טכני לבין דיון ניהולי.
"הנהלה אינה צריכה להבין כיצד השרתים עובדים.
היא צריכה להבין כיצד הכשל שלהם ישפיע על הארגון."
אלדר לב-רן
מהי הטעות שאני רואה שוב ושוב?
הטעות הנפוצה ביותר היא להציג להנהלה פעילות במקום החלטה.
בוצעו גיבויים. שודרגו מערכות. הוחלפו רכיבים. הותקנו עדכונים. כל אלה פעולות חשובות, אבל הן אינן עונות על השאלה המרכזית: איזה סיכון ירד, איזה סיכון נשאר, ומה נדרש מההנהלה לאשר.
מצגת טובה לדירקטוריון אינה אוסף עדכונים. היא כלי לקבלת החלטות.
מה הייתי עושה אילו זו הייתה הישיבה שלי?
הייתי מצמצם את המצגת לעשרה שקפים לכל היותר. בכל שקף הייתי מציג סיכון אחד, השפעה עסקית אחת, חלופות פעולה והמלצה ברורה. לא הייתי מנסה להרשים בידע טכנולוגי. הייתי מנסה לאפשר להנהלה לקבל החלטה טובה יותר.
מה למדתי אחרי יותר מ-25 שנות עבודה מול הנהלות?
- נתון טכנולוגי חייב להיות מתורגם למשמעות עסקית.
- דירקטוריון אינו צריך עומס מידע, אלא בהירות.
- סיכון שאינו מנוסח עסקית כמעט תמיד יידחה.
- מצגת טובה מפשטת מורכבות, לא מוסיפה מורכבות.
- CIO מצליח יודע לדבר גם טכנולוגיה וגם עסקים.
חמש שאלות שכל הנהלה צריכה לשאול
- מהו הסיכון העסקי המרכזי?
- מה יקרה אם השירות הקריטי יושבת?
- כמה זמן נדרש לחזרה לפעילות?
- מה העלות האפשרית של אירוע כזה?
- איזו החלטה נדרשת מאיתנו היום?
אלדר לב-רן, יועץ בכיר להנהלות, מנכ"לים ודירקטוריונים, בעל ניסיון של למעלה מ-25 שנה בניהול, תפעול, ייעוץ טכנולוגי, המשכיות עסקית, ניהול סיכונים, BCP/DRP, סייבר, תשתיות וניהול פרויקטים מורכבים בארגונים גדולים.
אם אתם מתכוננים להציג סיכוני IT, סייבר, זמינות או המשכיות עסקית להנהלה או לדירקטוריון, התחילו מהשאלה העסקית ולא מהמערכת הטכנולוגית. בסוף, הנהלה אינה מאשרת טכנולוגיה. היא מאשרת החלטה עסקית שמבוססת על הבנת סיכון.